In dit artikel leest u:
- Eenvoudige manieren om dagelijkse workflows in FOLIO efficiënter te maken
- Hoe bibliotheken FOLIO API’s gebruiken om rapportages en processen te automatiseren
- Waarom het de moeite waard is om tijdelijke oplossingen uit de migratieperiode opnieuw te bekijken
- Hoe FOLIO API’s ruimte bieden om te experimenteren met nieuwe interfaces en workflows
Meer uit uw bibliotheeksysteem halen betekent niet altijd dat u een nieuwe tool moet toevoegen of een groot project moet starten. Soms kan een eenvoudige aanpassing al verschil maken: een terugkerende taak sneller uitvoeren, belangrijke informatie beter zichtbaar maken, een bibliotheekworkflow koppelen aan een ander systeem of opnieuw kijken naar een tijdelijke oplossing die inmiddels misschien niet meer nodig is.
Ook voor verbeteringen in het dagelijkse werk met FOLIO is niet altijd technische ontwikkelcapaciteit nodig. Kleine veranderingen in weergave-instellingen, terugkerende gegevensinvoer en veelgebruikte browserhandelingen kunnen het werk al eenvoudiger en efficiënter maken.
Tijdens WOLFcon 2026 deelden bibliotheken en FOLIO-experts praktijkvoorbeelden van manieren waarop zij FOLIO uitbreiden, aanpassen en inzetten voor toepassingen die verder gaan dan het gebruikelijke. Ze lieten uiteenlopende voorbeelden zien, van kleine verbeteringen in dagelijkse werkzaamheden tot workflows op basis van API’s en nieuwe interfaces. Hieronder vindt u 10 praktische ideeën die laten zien wat er met FOLIO mogelijk is.
1. Maak lange werkdagen achter het scherm comfortabeler
Bibliotheekmedewerkers brengen regelmatig een groot deel van hun werkdag door in hun bibliotheeksysteem. Kleine aanpassingen aan de werkomgeving kunnen die schermtijd comfortabeler maken.
Praktijkvoorbeeld:
Tijdens WOLFcon demonstreerden sprekers onder meer instellingen van het besturingssysteem en de browser, zoals nachtlicht en de donkere modus, in combinatie met FOLIO. Zo kunnen medewerkers hun digitale werkomgeving beter afstemmen op hun eigen voorkeuren.
2. Voorkom dat u steeds dezelfde informatie moet typen
Medewerkers voeren vaak dezelfde informatie in, zoals veelgebruikte formuleringen, notities, URL’s, berichten of andere standaardteksten. Met tekstexpansietools kunnen korte toetscombinaties automatisch worden omgezet in vooraf ingestelde tekst.
Praktijkvoorbeeld:
Voorbeelden tijdens WOLFcon lieten zien hoe deze tools herhaaldelijk typwerk kunnen verminderen en bijdragen aan snelheid en consistentie. Bij workflows waarin vaak dezelfde informatie wordt ingevoerd, kan zelfs een kleine snelkoppeling over een hele werkdag behoorlijk wat verschil maken.
3. Automatiseer terugkerende clicks en toetsaanslagen
Niet iedere repetitieve taak vindt plaats binnen FOLIO zelf. Soms zit het extra werk juist in de stappen rondom een workflow. De sprekers tijdens WOLFcon demonstreerden automatiseringstools waarmee terugkerende handelingen met het toetsenbord, de muis, applicaties en de browser kunnen worden gestroomlijnd.
Praktijkvoorbeeld:
Voorbeelden varieerden van aangepaste snelkoppelingen tot het automatisch openen en aanpassen van applicatievensters voor specifieke workflows. De vraag is eenvoudig: Welke dagelijkse handelingen van medewerkers zouden eenvoudiger kunnen?
4. Gebruik visuele aanwijzingen om belangrijke informatie te laten opvallen
Met aanpassingen in de browser kunnen bibliotheken informatie die al in FOLIO beschikbaar is nadrukkelijker zichtbaar maken op het moment dat medewerkers die nodig hebben.
Praktijkvoorbeeld:
Tijdens een demonstratie op WOLFcon werd met een browserscript een item visueel gemarkeerd wanneer het deel uitmaakte van een collectie die behouden moest blijven. De informatie was al beschikbaar, maar door de aanpassing konden medewerkers deze tijdens hun werkzaamheden minder gemakkelijk over het hoofd zien. Dat roept een nuttige vraag op voor iedere bibliotheek: naar welke informatie moeten uw medewerkers steeds opnieuw zoeken? Soms begint een betere workflow simpelweg met het beter zichtbaar maken van de juiste informatie.
5. Moderniseer bestaande processen met API’s
FOLIO API’s kunnen worden ingezet voor lokale applicaties, rapportages, integraties en workflowautomatisering. Bibliotheken kunnen hiermee FOLIO koppelen aan andere systemen of oplossingen ontwikkelen die aansluiten op specifieke lokale behoeften.
Praktijkvoorbeeld:
Het bibliotheekteam van de Universidad Distrital Francisco José de Caldas presenteerde vier projecten die met FOLIO zijn ontwikkeld om de dienstverlening van de bibliotheek te verbeteren: een systeem voor het afdrukken van labels, een portal voor uitleenrapportages, automatisering van vrijgaveverklaringen en geautomatiseerd gebruikersbeheer. De universiteit werkte met een proces voor het afdrukken van labels dat verschillende beperkingen kende, waaronder een maximum aantal labels per afdruktaak, afhankelijkheid van één computer en terugkerende configuratieproblemen. Het team ontwikkelde daarom in Python een nieuwe oplossing die op verschillende systemen en apparaten kon worden gebruikt. De nieuwe workflow ondersteunt bewerkbare sjablonen, labels met barcodes of in lijstformaat, geautomatiseerde verwerking via een API en het genereren van pdf-bestanden.
De bredere les gaat verder dan alleen het afdrukken van labels: een lokaal proces dat al lange tijd wordt gebruikt, hoeft niet los te blijven staan van uw bibliotheeksysteem.
6. Automatiseer terugkerende rapportages
Ook bij rapportages kunnen API’s helpen om handmatig werk te verminderen. Voor bibliotheken die nog afhankelijk zijn van handmatige rapportages, spreadsheets of het steeds opnieuw exporteren van gegevens, bieden API’s mogelijkheden om opnieuw te kijken naar de manier waarop deze informatie wordt verzameld en beschikbaar wordt gesteld.
Praktijkvoorbeeld:
Universidad Distrital ontwikkelde een webapplicatie waarmee automatisch rapportages kunnen worden gegenereerd en informatie uit FOLIO kan worden geïntegreerd met andere API’s, websites, maatwerkoplossingen en institutionele systemen. Deze aanpak ondersteunt geautomatiseerde zoekopdrachten en rapportages over onder meer gebruikers, transacties en academische programma’s.
7. Koppel bibliotheekworkflows aan andere processen binnen de organisatie
FOLIO kan deel uitmaken van workflows die niet alleen de bibliotheek betreffen, zodat bibliotheekinformatie kan worden geïntegreerd in andere institutionele processen. Voorbeelden tijdens WOLFcon toonden hoe API’s bibliotheekworkflows kunnen verbinden met andere systemen, zodat medewerkers deze processen niet afzonderlijk hoeven te beheren.
Praktijkvoorbeeld:
Bij Universidad Distrital was het proces voor het genereren van een academisch-administratieve vrijgaveverklaring handmatig en afhankelijk van de beschikbaarheid van medewerkers. De systemen van de bibliotheek, de academische administratie en de financiële administratie waren niet met elkaar verbonden. De universiteit ontwikkelde een webapplicatie die via een API informatie in FOLIO bijwerkt en het automatisch blokkeren van gebruikers en het in realtime genereren van vrijgavedocumentatie mogelijk maakt. Volgens de universiteit leidde dit onder meer tot constante beschikbaarheid, minder fouten en betrouwbaardere informatie.
Dit voorbeeld laat een bredere mogelijkheid voor bibliotheken zien: workflows die verschillende afdelingen omvatten, hoeven niet noodzakelijk afzonderlijke, handmatige processen te blijven.
8. Houd gebruikersgegevens automatisch actueel
Ook het bijwerken van gebruikersinformatie kan veel handmatig werk met zich meebrengen, vooral wanneer die informatie over meerdere systemen is verspreid.
Praktijkvoorbeeld:
Een ander project van Universidad Distrital bestond uit een webservice op basis van FOLIO voor het continu bijwerken van gebruikersgegevens en automatische integratie met institutionele systemen. De universiteit rapporteerde onder meer realtime updates, betere data-integriteit en minder fouten.
Voor bibliotheekmedewerkers kan automatische actualisering van gebruikersinformatie betekenen dat zij minder tijd kwijt zijn aan het handmatig bijhouden van gegevens en meer tijd kunnen besteden aan werkzaamheden waarvoor hun expertise nodig is.
9. Bekijk tijdelijke oplossingen uit de migratieperiode opnieuw
Een workflow die tijdens de implementatie logisch was, kan later opnieuw het bekijken waard zijn. FOLIO blijft zich ontwikkelen, er komen nieuwe mogelijkheden beschikbaar en de bibliotheek raakt steeds meer vertrouwd met het platform.
Praktijkvoorbeeld:
Toen Cornell University Library in 2021 na een migratie vanuit Voyager met FOLIO in productie ging, koos de bibliotheek er bewust voor om veel bestaande werkwijzen te behouden om de impact van de overstap te beperken. Een voorbeeld was het op volgorde van binnenkomst via een lokaal ontwikkeld systeem toekennen van plaatsingscodes aan audiovisueel materiaal. Voor dit afzonderlijke systeem was een eigen login nodig, fouten waren lastig te herstellen en het systeem vergde doorlopend IT-onderhoud. FOLIO bleef zich na de implementatie bij Cornell echter verder ontwikkelen. In 2026 waren de mogelijkheden van de Number Generator uitgebreid en maakte de Sunflower-release het mogelijk deze ook voor plaatsingscodes te gebruiken. Daarmee ontstond voor Cornell de mogelijkheid om opnieuw te kijken naar een workflow waarvoor eerder een afzonderlijke lokale oplossing nodig was.
Dit laat zien dat de implementatie niet het laatste moment hoeft te zijn waarop een bibliotheek haar workflows evalueert. Welke tijdelijke oplossing heeft uw bibliotheek tijdens de implementatie behouden die inmiddels misschien niet meer nodig is?
10. Test uw idee, ook als u denkt dat het niet mogelijk is
FOLIO API’s kunnen een basis bieden voor het ontwikkelen van prototypes en het verkennen van nieuwe interfaces en workflows die aansluiten op specifieke behoeften van een bibliotheek.
Praktijkvoorbeeld:
Tijdens WOLFcon demonstreerde Andrew Nagy van EBSCO een concept voor een FOLIO-zelfbedieningskiosk, ontwikkeld met FOLIO API’s en Claude Code. Het project begon met een handmatig ontwikkeld prototype voor de kiosk. Vervolgens werden FOLIO API’s gebruikt om een implementeerbare native tablet-applicatie te ontwikkelen.
Het bredere idee beperkt zich niet tot zelfservice. Toegang tot API’s en een uitbreidbaar platform geeft meer ruimte om prototypes voor nieuwe interfaces te ontwikkelen, ideeën te testen en workflows te verkennen die aansluiten op specifieke behoeften. In plaats van te beginnen met de vraag: “Kan ons systeem dit op dit moment precies zo?”, kunnen bibliotheken ook vragen: “Kunnen we wat we nodig hebben eromheen bouwen of eraan koppelen?”
Hoe kunnen bibliotheken meer uit FOLIO halen?
Meer uit FOLIO halen begint met het identificeren van workflows die medewerkers onnodig veel moeite kosten en de vraag of die processen nog steeds moeten werken zoals ze nu doen.
De voorbeelden van WOLFcon varieerden van kleine verbeteringen in de dagelijkse werkzaamheden tot geavanceerde integraties, maar ze begonnen allemaal met een concreet probleem in een workflow.
Misschien voeren medewerkers steeds opnieuw dezelfde informatie in of moeten zij voor één taak tussen verschillende systemen schakelen. Rapportages zijn mogelijk nog afhankelijk van spreadsheets of handmatig werk, of belangrijke informatie is lastig te vinden. Ook kan een tijdelijke oplossing inmiddels simpelweg “de manier waarop we het doen” zijn geworden. Of misschien heeft uw team een idee, maar weet u niet zeker of FOLIO dit kan ondersteunen.
De volgende verbetering hoeft niet altijd voort te komen uit de toevoeging van een nieuw systeem. Soms begint die met opnieuw kijken naar een bestaande workflow en de vraag stellen: Zou FOLIO dat kunnen?
Wat maakt FOLIO anders dan een traditioneel bibliotheeksysteem?
Bibliotheken hebben nog steeds de kernfunctionaliteiten nodig waarop zij iedere dag vertrouwen. Maar daarnaast hebben ze een systeem nodig dat kan meebewegen wanneer workflows, technologieën en prioriteiten binnen de organisatie veranderen.
De voorbeelden van WOLFcon laten zien hoe die flexibiliteit er in de praktijk uit kan zien: systemen via API’s met elkaar koppelen, handmatige processen automatiseren, workflows aanpassen aan lokale behoeften en tijdelijke oplossingen opnieuw bekijken wanneer nieuwe mogelijkheden beschikbaar komen.
Modernisering betekent niet dat alles anders moet. Het gaat erom te behouden wat goed werkt en ruimte te creëren om te verbeteren wat beter kan. Met EBSCO FOLIO hoeven bibliotheken die verandering bovendien niet alleen vorm te geven. Ervaren teams voor implementatie, hosting en ondersteuning helpen bibliotheken bij het plannen van de overgang naar FOLIO, begeleiden beslissingen rondom migratie en configuratie en ondersteunen hen bij het verder ontwikkelen van hun gebruik van het platform.
