Co se v článku dozvíte
- Jak jednoduchými úpravami zefektivnit každodenní pracovní postupy v systému FOLIO.
- Jak knihovny využívají FOLIO API k automatizaci reportingu a institucionálních procesů.
- Proč se vyplatí znovu posoudit náhradní řešení zavedená během migrace.
- Jak mohou FOLIO API podpořit experimentování s novými rozhraními a pracovními postupy.
Na konferenci WOLFcon 2026 v Praze představili zástupci knihoven a odborníci na systém FOLIO konkrétní příklady toho, jak lze jeho možnosti rozšiřovat, přizpůsobovat a využívat i způsoby, které nemusí být na první pohled zřejmé. Přednáška „Wait, FOLIO Can Do That? Unexpected Capabilities in Practice“ ukázala vše od drobných vylepšení každodenní produktivity až po pracovní postupy využívající API a nová uživatelská rozhraní.
Přinášíme 10 praktických tipů, které vás mohou inspirovat k novému pohledu na možnosti využití systému FOLIO ve vaší knihovně.
Jak jednoduše zefektivnit práci v systému FOLIO?
Ke zlepšení každodenní práce v systému FOLIO nemusíte nutně potřebovat vývojáře. I drobné úpravy nastavení zobrazení, zjednodušení opakovaného zadávání údajů nebo běžných úkonů v prohlížeči mohou zaměstnancům knihoven usnadnit práci a zvýšit její efektivitu.
1. Zpříjemněte si dlouhé hodiny práce u obrazovky
Zaměstnanci knihoven často tráví značnou část pracovního dne v knihovním systému. I malé změny pracovního prostředí jim mohou pomoci zpříjemnit dlouhé hodiny strávené u obrazovky.
Na konferenci WOLFcon přednášející ukázali možnosti nastavení operačního systému a prohlížeče, například režim nočního osvětlení nebo tmavý režim, které lze využívat při práci se systémem FOLIO. Zaměstnanci si tak mohou lépe přizpůsobit pracovní prostředí svým potřebám.
2. Přestaňte opakovaně zadávat stejné informace
Zamyslete se nad tím, jaké informace zaměstnanci knihovny zadávají stále dokola. Mohou to být běžné fráze, poznámky, URL adresy, zprávy nebo jiné standardizované texty.
Nástroje pro automatické rozšiřování textu (text expansion) umožňují pomocí krátkých klávesových zkratek vkládat předem definovaný obsah. Příklady představené na konferenci WOLFcon ukázaly, jak lze tímto způsobem omezit opakované psaní a zároveň zvýšit rychlost a konzistentnost práce.
U činností, které vyžadují časté zadávání stejných informací, mohou i drobné úspory času během dne znamenat výrazné zlepšení.
3. Automatizujte opakované klikání a používání klávesových zkratek
Ne všechny opakující se činnosti probíhají přímo v systému FOLIO. Někdy práci navíc způsobují kroky, které s konkrétním pracovním postupem souvisejí.
Přednášející představili automatizační nástroje, které dokážou zjednodušit opakované používání klávesnice, myši, aplikací i webového prohlížeče. Ukázky zahrnovaly například vlastní klávesové zkratky nebo automatické otevírání aplikací a úpravu velikosti jejich oken podle konkrétního pracovního postupu.
Otázka je jednoduchá: Které činnosti vaši zaměstnanci každý den opakují a jak by se daly zjednodušit?
Mohou knihovny v systému FOLIO zvýraznit důležité informace?
Ano. Pomocí úprav ve webovém prohlížeči mohou knihovny zajistit, aby byly informace, které jsou již v systému FOLIO dostupné, při práci lépe viditelné.
4. Využívejte vizuální upozornění na důležité informace
Během jedné z ukázek na konferenci WOLFcon byl představen skript pro webový prohlížeč, který vizuálně zvýraznil položku patřící do sbírky určené k dlouhodobému uchování.
Samotná informace již byla v systému dostupná. Díky úpravě zobrazení však bylo méně pravděpodobné, že ji zaměstnanci při práci přehlédnou.
To přináší užitečnou otázku pro každou knihovnu: Které informace musí vaši zaměstnanci opakovaně složitě vyhledávat?
Někdy může zlepšení pracovního postupu začít jednoduše tím, že důležité informace budou lépe viditelné.
Co mohou knihovny automatizovat pomocí FOLIO API?
FOLIO API umožňuje vytvářet lokální aplikace, automatizovat reporting, propojovat systémy a zefektivňovat pracovní postupy. Knihovny je mohou využívat k integraci FOLIO s dalšími systémy nebo k vytváření řešení odpovídajících jejich specifickým potřebám.
Tým knihovny Universidad Distrital Francisco José de Caldas představil čtyři projekty vyvinuté s využitím FOLIO: systém pro tisk štítků, portál pro vykazování výpůjček, automatizaci vydávání potvrzení o splnění závazků a automatizovanou správu uživatelů.
5. Modernizujte zastaralý systém tisku štítků
Univerzita používala systém tisku štítků, který měl několik omezení. Patřil mezi ně maximální počet štítků v jedné tiskové dávce, závislost na jediném počítači a opakované problémy s konfigurací.
Tým proto vyvinul nové řešení v jazyce Python, které lze používat na různých systémech a zařízeních. Nový pracovní postup podporuje upravitelné šablony, tisk štítků s čárovými kódy nebo ve formě seznamů, automatizované zpracování prostřednictvím API a generování souborů PDF.
Přínos tohoto příkladu však přesahuje samotný tisk štítků. Ukazuje, že ani dlouhodobě zavedené lokální procesy nemusí zůstat oddělené od knihovního systému.
6. Automatizujte pravidelný reporting
Další oblastí, ve které může API výrazně omezit manuální práci, je reporting.
Universidad Distrital vyvinula webovou aplikaci pro automatické generování reportů a propojení informací ze systému FOLIO s dalšími API, webovými stránkami, vlastními aplikacemi a institucionálními systémy.
Toto řešení podporuje automatizované dotazy a vytváření reportů například o uživatelích, transakcích nebo studijních programech.
Knihovnám, které při reportingu stále spoléhají na manuální postupy, tabulky nebo opakované exportování dat, tak API nabízejí příležitost přehodnotit způsob získávání a poskytování informací.
Lze FOLIO propojit s dalšími univerzitními systémy?
Ano. FOLIO může být součástí pracovních postupů, které přesahují samotnou knihovnu a umožňují propojit knihovní informace s dalšími institucionálními procesy.
Příklady z konference WOLFcon ukázaly, jak může API pomoci propojit knihovní procesy s univerzitními systémy, aniž by zaměstnanci museli jednotlivé činnosti spravovat odděleně.
7. Propojte knihovní procesy s dalšími univerzitními agendami
Na Universidad Distrital bylo vystavování akademicko-administrativního potvrzení o splnění závazků manuálním procesem závislým na dostupnosti zaměstnanců. Knihovní, akademické a platební systémy navíc nebyly vzájemně propojené.
Univerzita proto vyvinula webovou aplikaci, která prostřednictvím API aktualizuje informace v systému FOLIO, umožňuje automatické blokování uživatelů a generování potřebných potvrzení v reálném čase.
Mezi přínosy, které univerzita uvedla, patří nepřetržitá dostupnost služby, snížení počtu lidských chyb a vyšší spolehlivost informací.
Tento příklad ukazuje širší možnosti využití systému FOLIO: pracovní postupy zahrnující více univerzitních oddělení nemusí nadále fungovat jako oddělené manuální procesy.
8. Zajistěte automatickou aktualizaci uživatelských údajů
Aktualizace informací o uživatelích může být časově náročná, zejména pokud jsou údaje uloženy v několika různých institucionálních systémech.
Další projekt Universidad Distrital přinesl webovou službu založenou na systému FOLIO, která podporuje průběžnou aktualizaci uživatelských údajů a automatickou integraci s institucionálními systémy.
Univerzita mezi přínosy uvedla aktualizace v reálném čase, vyšší integritu dat a snížení počtu lidských chyb. Pro zaměstnance knihovny to může znamenat méně času stráveného manuální správou údajů a více prostoru pro činnosti, které vyžadují jejich odborné znalosti.
Měly by knihovny po přechodu na FOLIO přehodnotit své pracovní postupy?
Ano. Postupy, které byly vhodné v době implementace, se mohou později ukázat jako zbytečně komplikované. FOLIO se neustále vyvíjí, přibývají nové funkce a knihovny zároveň získávají s platformou více zkušeností.
9. Přehodnoťte náhradní řešení zavedená během migrace
Když Cornell University Library v roce 2021 přešla ze systému Voyager na FOLIO, záměrně zachovala řadu původních pracovních postupů, aby minimalizovala dopady změny.
Jedním z příkladů bylo přidělování signatur audiovizuálním materiálům pomocí lokálně vyvinutého systému. Toto samostatné řešení vyžadovalo vlastní přihlášení, komplikovalo opravy chyb a znamenalo průběžnou zátěž pro knihovní IT oddělení.
Vývoj systému FOLIO však po jeho zavedení na Cornell University pokračoval.
Do roku 2026 se rozšířily možnosti nástroje Number Generator a verze Sunflower umožnila jeho využití také pro generování signatur. Cornell University tak získala příležitost přehodnotit pracovní postup, který dříve vyžadoval samostatné lokální řešení.
Je to užitečná připomínka, že implementace nemusí být posledním okamžikem, kdy knihovna hodnotí efektivitu svých pracovních postupů.
Které náhradní řešení si vaše knihovna ponechala během implementace, přestože už dnes nemusí být potřebné?
Umožňuje FOLIO experimentovat s novými knihovními rozhraními?
Ano. FOLIO API může sloužit jako základ pro vytváření prototypů a zkoušení nových uživatelských rozhraní a pracovních postupů podle konkrétních potřeb knihovny.
10. Vyzkoušejte svůj nápad, než usoudíte, že ho nelze realizovat
Na konferenci WOLFcon představil Andrew Nagy ze společnosti EBSCO koncept samoobslužného výpůjčního kiosku využívajícího FOLIO API a nástroj Claude Code.
Projekt vycházel z prototypu kiosku vytvořeného člověkem a následně využil FOLIO API k vývoji nativní aplikace pro tablet, kterou lze nasadit do provozu.
Hlavní myšlenka však není omezena pouze na samoobslužné výpůjčky.
Přístup k API a rozšiřitelná platforma poskytují týmům větší prostor pro vytváření prototypů nových rozhraní, testování nápadů a hledání pracovních postupů odpovídajících jejich specifickým potřebám.
Místo otázky „Umí náš systém přesně toto již dnes?“ se tak knihovny mohou ptát: „Můžeme potřebnou funkci vytvořit nebo propojit s naším systémem?“
Jak mohou knihovny získat ze systému FOLIO ještě více?
Cesta k lepšímu využití systému FOLIO začíná identifikací pracovních postupů, které zaměstnancům komplikují práci, a zamyšlením nad tím, zda musí i nadále fungovat stejným způsobem.
Příklady představené na konferenci WOLFcon zahrnovaly vše od drobných vylepšení produktivity až po komplexní integrace. Všechny však vycházely z konkrétního problému v každodenní praxi.
Možná vaši zaměstnanci opakovaně zadávají stejné informace.
Možná některé činnosti vyžadují přecházení mezi několika systémy.
Možná reporting stále závisí na tabulkách nebo manuální práci.
Možná jsou důležité informace obtížně dohledatelné.
Možná vaše knihovna používá náhradní řešení, které se postupem času stalo běžnou součástí práce.
Nebo má váš tým nápad, ale není si jistý, zda ho FOLIO dokáže podpořit.
Další zlepšení nemusí vždy znamenat zavedení nového systému. Někdy stačí podívat se na stávající pracovní postup jinýma očima a položit si otázku: Zvládlo by to FOLIO?
Čím se FOLIO liší od tradičních knihovních systémů?
Knihovny stále potřebují základní funkce, na které se mohou každý den spolehnout. Zároveň však potřebují systém, který dokáže držet krok s měnícími se pracovními postupy, technologiemi a prioritami jejich institucí.
Příklady z konference WOLFcon ukazují, jak může tato flexibilita fungovat v praxi: propojení systémů prostřednictvím API, automatizace manuálních procesů, přizpůsobení pracovních postupů lokálním potřebám nebo přehodnocení náhradních řešení s příchodem nových funkcí.
Modernizace tak nemusí znamenat změnu všeho jen kvůli samotné změně. Může spočívat v zachování toho, co funguje, a současně ve vytváření prostoru pro zlepšení oblastí, které nefungují optimálně.
Se službou EBSCO FOLIO navíc knihovny nemusí těmito změnami procházet samy. Zkušené týmy pro implementaci, hosting a podporu jim pomáhají naplánovat přechod na FOLIO, řešit otázky migrace a konfigurace a postupně rozvíjet využívání platformy podle jejich potřeb.