Vous pensiez tout connaître de FOLIO ? Découvrez 10 astuces pour optimiser son utilisation !

• Des astuces simples pour optimiser les processus quotidiens dans FOLIO.
• Comment les bibliothèques utilisent les API FOLIO pour automatiser le reporting et leurs processus internes.
• Pourquoi il est important de réévaluer les solutions de contournement mises en place lors de la migration.
• Comment les API FOLIO permettent d’expérimenter de nouvelles interfaces et de nouveaux processus.

FOLIO offre de nombreuses possibilités pour adapter et optimiser les processus de gestion des bibliothèques. Des petites améliorations du quotidien à l’automatisation des tâches grâce aux API, en passant par la création de nouvelles interfaces, la plateforme permet de répondre à des besoins variés.

Découvrez 10 astuces pratiques pour explorer les fonctionnalités de FOLIO et optimiser son utilisation au sein de votre bibliothèque.

Améliorer l’efficacité des tâches quotidiennes dans FOLIO ne nécessite pas forcément de compétences en développement. Quelques ajustements simples, notamment dans les paramètres d’affichage, la saisie des données ou l’utilisation du navigateur, peuvent simplifier les processus de travail et faire gagner un temps précieux aux équipes.

Les professionnels des bibliothèques passent une grande partie de leur journée à travailler sur leur système de gestion. Quelques ajustements simples peuvent rendre cette utilisation prolongée plus confortable.

Les paramètres du système d’exploitation et du navigateur, comme le mode nuit ou le mode sombre, peuvent être utilisés avec FOLIO pour permettre aux équipes de personnaliser leur environnement de travail selon leurs préférences.

Pensez aux informations que les équipes doivent saisir régulièrement : expressions courantes, notes, URL, messages ou autres textes standardisés.

Les outils d’expansion de texte permettent de remplacer de simples raccourcis clavier par des contenus prédéfinis. Cette méthode réduit les saisies répétitives tout en améliorant la rapidité et la cohérence des informations renseignées.

Pour les tâches nécessitant la saisie fréquente des mêmes informations, ces petits raccourcis peuvent représenter un gain de temps considérable au quotidien.

Toutes les tâches répétitives ne sont pas directement liées à FOLIO. Certaines étapes annexes peuvent également ralentir les processus de travail.

Des outils d’automatisation permettent de simplifier les actions récurrentes effectuées au clavier, à la souris, dans les applications ou les navigateurs. Il est notamment possible de créer des raccourcis personnalisés ou d’automatiser l’ouverture et le redimensionnement des applications en fonction des besoins.

La question à se poser : quelles actions vos équipes répètent-elles chaque jour et pourraient être simplifiées ?

Comment améliorer la visibilité des informations importantes dans FOLIO ?

Les bibliothèques peuvent personnaliser l’affichage de leur navigateur pour mettre davantage en évidence certaines informations déjà disponibles dans FOLIO et faciliter leur identification au cours des différentes tâches.

Un script intégré au navigateur peut, par exemple, mettre visuellement en évidence un document lorsqu’il appartient à une collection soumise à des règles de conservation spécifiques.

L’information est déjà disponible dans FOLIO, mais cette personnalisation permet aux équipes de la repérer plus facilement et de limiter les risques d’oubli lors de leurs tâches quotidiennes.

Une question à se poser : quelles informations vos équipes doivent-elles régulièrement rechercher ?

Parfois, il suffit de rendre les informations essentielles plus visibles pour améliorer l’efficacité des processus de travail.

Quelles tâches les bibliothèques peuvent-elles automatiser grâce aux API FOLIO ?

Les API FOLIO permettent de développer des applications locales, d’automatiser le reporting, de créer des intégrations et d’optimiser les processus de travail. Les bibliothèques peuvent ainsi connecter FOLIO à d’autres systèmes ou développer des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques.

À l’Universidad Distrital Francisco José de Caldas, l’équipe de la bibliothèque a notamment développé quatre projets pour améliorer ses services grâce à FOLIO : un système d’impression de signalétique, un portail de suivi des prêts, l’automatisation de la délivrance des quitus et l’automatisation de la gestion des utilisateurs.

À l’Universidad Distrital Francisco José de Caldas, l’ancien système d’impression d’étiquettes présentait plusieurs limites : un nombre maximal d’étiquettes par impression, une utilisation limitée à un seul ordinateur et des problèmes de configuration récurrents.

Son équipe a développé une nouvelle solution en Python, compatible avec différents systèmes et appareils. Celle-ci permet de personnaliser les modèles d’étiquettes, d’imprimer des codes-barres ou des étiquettes sous forme de listes, d’automatiser leur traitement grâce à une API et de générer des fichiers PDF.

Cette approche ne se limite pas à l’impression d’étiquettes : elle montre comment un processus existant peut être modernisé et intégré au système de gestion de la bibliothèque.

Le reporting est un autre domaine dans lequel les API peuvent contribuer à réduire les tâches manuelles.

L’Universidad Distrital Francisco José de Caldas a développé une application web permettant de générer automatiquement des rapports et d’intégrer les données de FOLIO à d’autres API, sites web, applications personnalisées et systèmes institutionnels.

Cette solution permet d’automatiser les requêtes et la production de rapports dans différents domaines, notamment la gestion des utilisateurs, les transactions et les programmes universitaires.

Pour les bibliothèques qui s’appuient encore sur des processus manuels, des feuilles de calcul ou des extractions répétées de données, les API offrent de nouvelles possibilités pour simplifier la collecte et la présentation des informations.

FOLIO peut-il être connecté à d’autres systèmes universitaires ?

Oui. FOLIO peut s’intégrer à des processus qui dépassent le cadre de la bibliothèque, permettant ainsi aux données de circuler entre les différents systèmes de l’établissement.

Grâce aux API, les bibliothèques peuvent connecter leurs processus aux systèmes de leur établissement, évitant ainsi aux équipes de gérer certaines opérations séparément.

À l’Universidad Distrital, la délivrance des quitus reposait auparavant sur un processus manuel, dépendant de la disponibilité du personnel. Les systèmes de la bibliothèque, de gestion universitaire et de paiement n’étaient pas interconnectés.

L’université a développé une application web qui permet de mettre à jour les informations dans FOLIO grâce à une API, d’automatiser le blocage des comptes utilisateurs et de générer des quitus en temps réel.

Selon l’université, cette solution présente plusieurs avantages : une disponibilité 24h/24 et 7j/7, une réduction des erreurs humaines et une meilleure fiabilité des informations.

Cet exemple montre comment les bibliothèques peuvent simplifier et automatiser les processus impliquant plusieurs services de leur établissement, sans avoir à gérer chaque opération séparément.

La mise à jour des informations utilisateurs peut représenter une charge de travail importante, notamment lorsque les données sont réparties entre plusieurs systèmes de l’établissement.

L’Universidad Distrital a également développé un service web reposant sur FOLIO pour assurer la mise à jour continue des informations utilisateurs et leur synchronisation automatique avec les systèmes institutionnels.

Selon l’université, cette solution offre plusieurs avantages : des mises à jour en temps réel, une meilleure intégrité des données et une réduction des erreurs humaines. Pour les équipes des bibliothèques, cela signifie moins de temps consacré aux mises à jour manuelles et davantage de disponibilité pour des tâches nécessitant leur expertise.

Pourquoi réévaluer les processus de travail après la migration vers FOLIO ?

Les processus mis en place lors du déploiement peuvent nécessiter des ajustements au fil du temps. Avec l’évolution de FOLIO, l’apparition de nouvelles fonctionnalités et une meilleure maîtrise de la plateforme, les bibliothèques peuvent identifier de nouvelles possibilités pour optimiser leurs pratiques.

Lorsque la bibliothèque de Cornell University a adopté FOLIO en 2021, en remplacement de son ancien système Voyager, elle a choisi de conserver une grande partie de ses pratiques existantes afin de limiter les changements liés à cette transition.

La bibliothèque utilisait notamment un système développé en interne pour attribuer automatiquement des cotes aux documents audiovisuels, selon leur ordre d’entrée dans les collections. Cette solution indépendante nécessitait une connexion spécifique, compliquait la résolution des erreurs et demandait une maintenance régulière de la part du service informatique de la bibliothèque.

Mais FOLIO a continué d’évoluer depuis sa mise en production à Cornell.

En 2026, la fonctionnalité Number Generator (générateur de numéros) a été enrichie, et la version Sunflower a introduit la possibilité de l’utiliser pour générer des cotes. Cette évolution a permis à Cornell de réexaminer un processus qui nécessitait auparavant une solution locale distincte.

Cet exemple rappelle que la mise en production ne marque pas la fin de l’optimisation des processus de travail. Les nouvelles fonctionnalités de FOLIO peuvent offrir des possibilités d’amélioration, même plusieurs années après son adoption.

Andrew Nagy, expert EBSCO, a développé un concept de borne de prêt en libre-service utilisant les API FOLIO et Claude Code.

Le projet s’appuie sur un prototype de borne initialement conçu par un développeur, puis sur les API FOLIO pour créer une application native pouvant être déployée sur tablette.

Mais les possibilités ne se limitent pas au prêt en libre-service.

Grâce à ses API et à sa flexibilité, FOLIO permet aux équipes de concevoir des prototypes, de tester de nouvelles idées et d’explorer des processus adaptés aux besoins spécifiques de leur bibliothèque.

Plutôt que de se demander uniquement « Notre système permet-il déjà de faire cela ? », les bibliothèques peuvent également envisager une autre approche : « Pouvons-nous développer ou intégrer une solution qui répond à nos besoins ? »

Pour exploiter pleinement les possibilités de FOLIO, il est essentiel d’identifier les processus qui compliquent le travail quotidien des équipes et de réfléchir aux améliorations possibles.

Qu’il s’agisse de simples astuces pour gagner en efficacité ou d’intégrations techniques plus avancées, chaque amélioration répond avant tout à un besoin concret.

Peut-être que vos équipes saisissent régulièrement les mêmes informations.

Peut-être que certaines tâches nécessitent de passer d’un système à un autre.

Peut-être que la création de rapports repose encore sur des feuilles de calcul ou des opérations manuelles.

Peut-être que certaines informations importantes sont difficiles à repérer.

Peut-être que certaines pratiques ont été conservées par habitude, sans avoir été réévaluées.

Améliorer les processus de travail ne nécessite pas toujours l’adoption d’un nouvel outil. Parfois, il suffit de réexaminer les pratiques existantes et de se poser une question : « Et si FOLIO permettait aussi de faire cela ? 

Les bibliothèques ont besoin de fonctionnalités essentielles pour assurer leurs activités quotidiennes, mais aussi d’un système capable d’évoluer avec leurs processus de travail, les technologies et les priorités de leur établissement.

La flexibilité de FOLIO se traduit concrètement par de nombreuses possibilités : connecter différents systèmes grâce aux API, automatiser les tâches manuelles, adapter les processus aux besoins spécifiques de chaque bibliothèque et réévaluer les solutions de contournement à mesure que de nouvelles fonctionnalités deviennent disponibles.

Moderniser son système de gestion ne signifie donc pas nécessairement tout changer. Il s’agit plutôt de conserver les pratiques qui fonctionnent tout en identifiant de nouvelles possibilités d’amélioration.

Avec EBSCO FOLIO, les bibliothèques bénéficient également d’un accompagnement à chaque étape de leur projet. Des équipes expérimentées, spécialisées dans le déploiement, l’hébergement et l’assistance, les accompagnent dans la préparation de leur transition vers FOLIO, la migration des données, les choix de configuration et l’optimisation continue de leur utilisation de la plateforme.