Letos je to 17 let, co Lucie Zelníčková, aktuálně na pozici Procurement and Sales Support, začala pracovat v pražské kanceláři společnosti EBSCO. Za tu dobu se od práce asistentky posunula na pozici, ze které má na starosti jak chod kanceláře, tak i podporu obchodního týmu v oblasti administrace několika desítek veřejných zakázek ročně nebo koordinaci zpracování smluvní dokumentace pro zákazníky v Česku a na Slovensku. Její práce se v průběhu let postupně proměňuje spolu s potřebami zákazníků, příslušnou legislativou i nastavením interních procesů. Lucie tak byla svědkem mnoha zásadních změn, které formovaly a stále formují obchodně-administrativní postupy v pražské pobočce EBSCO.
V rozhovoru jsme se společně ohlédli za její profesní cestou, ptali jsme se, co ji na práci stále baví, kde hledá motivaci a co stojí za tím, že je s EBSCO už téměř dvě desítky let. A také jsme zjistili, že za každou úspěšnou veřejnou zakázkou se skrývá nejen zkušenost a pečlivost, ale i velká dávka smyslu pro týmovou spolupráci.
Co Tě před lety přivedlo do společnosti EBSCO a proč ses rozhodla pracovat právě zde?
Přišla jsem do EBSCO v roce 2009 z oblasti cestovního ruchu / hotelnictví, což bylo pro mě časově velmi náročné. V té době jsem měla malého syna, a hledala jsem práci s pravidelnou pracovní dobou. Byla jsem, přiznám se, už trochu zoufalá, pozice matky samoživitelky není, nebo alespoň tenkrát nebyla, u zaměstnavatelů příliš atraktivní. V EBSCO jsem se už u prvního pohovoru setkala se zcela opačným přístupem. Sedli jsme si, myslím, „na první dobrou“.
Jak se Tvá pozice v průběhu let vyvíjela?
Začala jsem jako klasická asistentka v rámci obchodního týmu. Postupem času s novými zkušenostmi přibývaly přirozenou cestou i další pracovní povinnosti. Byla jsem u začátku veřejných zakázek v ČR a na Slovensku, učili jsme se vše za pochodu. Zpočátku to bylo náročné, ale zvládli jsme to. Firma mi dopřála a průběžně dopřává velké množství odborných školení a troufám si říct, že v oblasti veřejných zakázek se nyní cítím bezpečně a jistě. Pokud něco přímo neznám, vím přinejmenším, kde si informace dohledat. Velká část obchodu v ČR a na Slovensku se v průběhu let přesunula právě do sféry veřejných zakázek, a věřím, že svým kolegům můžu (nejen) v této oblasti vždy poskytnout dobrou radu a asistenci. Kromě toho se pořád starám o chod kanceláře, jsem prostředníkem s naší účtárnou v Berlíně, komunikuji s oddělením zákaznické péče, s našimi právníky, daňovými poradci, archivuji obchodní dokumenty apod. Prostě běžná firemní administrativa.
Co všechno dnes zahrnuje Tvá role v oblasti veřejných zakázek, administrace smluv a podpory obchodu? Co je při této práci největší výzvou?
Administrativně spravuji všechny portály veřejných zakázek (jako jsou eZak, TenderArena, NEN apod.), upozorňuji kolegy, když je zakázka vyhlášena, hlídám termíny, připravuji veškerou kvalifikační dokumentaci. S tím souvisí i práce s dodavatelskými registry, obchodními rejstříky apod., aby údaje firmy byly stále aktuální a využitelné. Připravuji obchodní smlouvy k revizi našim právníkům, a následně přímo k podpisu. Shrnuji veškeré informace a požadavky zadavatelů veřejných zakázek pro kolegy, kteří následně pracují na přípravě cenových nabídek. Jak jsem už zmínila, zákon o zadávání veřejných zakázek v ČR a na Slovensku se neustále novelizuje a mění, je tedy potřeba sledovat aktuální vývoj, změnu předpisů atd. Je to práce pestrá a tím, jak se v čase mění podmínky a požadavky, tak se nestává fádní. Také komunikuji se zákazníky, a nejen se samotnými knihovníky, ale také s institucionálními odděleními pro veřejné zakázky nebo s právníky. Nejsem „obchodní typ“ (obdivuji nesmírně svoje kolegy, kteří jsou v terénu nebo backoffice v oblasti prodeje, ale to není nic pro mě), ale jsem nesmírně ráda, že jsem s našimi zákazníky i v osobním kontaktu – právě v oblasti výběrových řízení, smluv nebo administrace nabídek.
Jaké dovednosti jsou podle Tebe pro tuto práci klíčové? Co Tě na Tvé práci nejvíce baví?
Nejzásadnější je podle mě mít obecný smysl pro řád a organizaci. Troufám si říct, že v těchto oblastech mi to jde; moje rodina potvrdí, že jsem blázen do přehledů, tabulek, i doma mám všechno popsané a roztříděné v šanonech😊. Obrovskou pomocí jsou pro mě checklisty, které jsem si v průběhu let vytvořila – veřejné zakázky mají svou strukturu (přestože někdy na první pohled chaotickou), a je dobré si věci odškrtávat, aby se na nic nezapomnělo. Opomenutí jednoho dokumentu v rámci nabídky totiž může vést až k vyloučení uchazeče.
A baví mě právě to: dávat věci dohromady – z hromady vstupních informací a požadavků vytáhnout ty podstatné a ve spolupráci s kolegy nakonec zpracovat finální nabídku, která má řádný tvar a všechny potřebné náležitosti.
Komplikace jsou prostě výzva, ne překážka – a s pozitivním myšlením a týmovou podporou se lze vždy dobrat uspokojivého výsledku.
Komplikace jsou prostě výzva, ne překážka – a s pozitivním myšlením a týmovou podporou se lze vždy dobrat uspokojivého výsledku.
Čeho si na EBSCO nejvíce vážíš? Co Tě motivuje zůstávat ve firmě tak dlouho?
V průběhu let jsem se několikrát dostala do složité životní situace, ať už se jednalo o běžné dětské nemoci syna, odcházení mého tatínka, nebo závažnější nemoci v rodině, před které jsem byla postavena a prakticky ze dne na den je musela akutně řešit. EBSCO, respektive moji nadřízení, mi vždy vyšli při řešení těchto situací vstříc – velmi lidsky a s pochopením k dané situaci přistoupili a našli jsme řešení, které mi umožnilo všechna tato složitá období projít bez obav v pracovní rovině. To je pracovní benefit, který si lidé často uvědomí, až když se do podobné situace dostanou. Vážím si zejména lidského a chápajícího přístupu Mariny Milovanovic, naší viceprezidentky prodeje, který mě od počátku mojí práce ve firmě provází.
Vážím si také národnostní a osobnostní pestrosti týmu, který v naší pražské kanceláři máme. Každý můj kolega je unikát.
Vážím si toho, že moje práce není jednotvárná, že mám příležitost pořád se učit něco nového.
Co Ti práce v EBSCO dala i z osobního hlediska?
Prohloubila můj vrozený smysl pro řád a organizaci. Vzdělala jsem se a průběžně se vzdělávám v oblasti veřejných zakázek a obchodního práva, což mě (pro mnohé nepochopitelně) velmi baví.
Naučila jsem se dvě zásadní poučky, které lze velmi dobře využít i v osobním životě:
- Důležitá rozhodnutí nech uzrát přes noc.
- Výsledkem veškeré práce, jakkoliv se nám protivící nebo složité, je vždycky minimálně to, že se něco nového naučíš.
Komplikace jsou prostě výzva, ne překážka – a s pozitivním myšlením a týmovou podporou se lze vždycky dobrat uspokojivého konce. (Jsme lidé, to pozitivní myšlení se ne vždy daří, ale psychická podpora nebo vzájemné povzbuzení v rámci týmu vždycky zabere.)
Jak si dobíjíš energii mimo práci?
Trávím čas s rodinou (ten můj malý syn už není malý – v loňském roce odpromoval na právnické fakultě UK) a s naší kočičkou, kterou jsme si vzali před dvěma lety z útulku (to je velký relax!). V létě jezdíme na chalupu, hodně chodím – snažím se aspoň 5 km denně – čistí to hlavu, jezdím na kole (občas i do práce), cvičím jógu, háčkuju a jsem předsedou SVJ v našem domě 😉.